Leider, so muss man immer wieder aufs Neue feststellen, sind viele Menschen heillos überfordert, wenn es darum geht, aus einer Liste von Aufgaben diejenigen zuerst zu erledigen, die es wirklich zu erledigen gilt. Es liegt bis zu einem gewissen Grad natürlich in der Natur des Menschen, dass er seine Zeit lieber mit Aktivitäten verbringt, die Freude bereiten. Und so ist es keine Überraschung, dass häufig die anstrengenden und unangenehmen Aufgaben übermässig lange liegen bleiben. Andererseits ist uns allen eigentlich klar, dass es auch anders ginge. Mit guter Arbeitsplanung, kombiniert mit zielorientierter Arbeitsmethodik, erledigt man anstehende Aufgaben nicht nur mit einer sehr hohen Effizienz, sondern es bleibt dank gutem Zeitmanagement am Ende des Tages mehr als genug Zeit übrig für die schönen Dinge im Leben (wobei man nicht ignorieren sollte, dass viele Menschen einer Arbeit nachgehen, die per se schon sehr erfüllend ist — es gibt nämlich Glückspilze, deren Alltag mit dem Motto «do what you love and love what you do» im Einklang ist).
So alt die Herausforderungen im Bereich Zeitmanagement, Arbeitsplanung und effizientes Arbeiten sind, so alt sind auch die Rezepte, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Hier ein Zitat, das Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA, zugeschrieben wird:
«Ich habe zwei Arten von Problemen: Die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend.»
Eisenhower hat sein Dilemma auf elegante Art und Weise gelöst, und zwar mit der «Eisenhower-Matrix»: Seine Zeitmanagement-Methode ist in vielen Bereichen bis zum heutigen Tag nicht nur «best practice» sondern eben «state of the art», wie man so schön sagt. Die Kategorisierung von Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit stellt dabei sicher, dass der Fokus auf die wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben gelegt wird, während unwichtige oder nicht dringende Aufgaben delegiert oder eliminiert werden.
Wer sucht, der findet beliebig viel Ausbildungsmaterial, aber im Prinzip ist es wirklich ganz einfach. Wer etwas von der Domäne versteht, in der er unterwegs ist, der ist problemlos in der Lage, alle anstehenden Aufgaben auf den beiden Achsen Dringlichkeit und Wichtigkeit einigermassen korrekt einzuordnen. Man beachte: Es spielt dabei absolut keine Rolle, ob man eine Aufgabe gerne erledigt oder nicht!
Diese Analyse sollte man natürlich regelmässig wiederholen (ich persönlich gehe meine Liste von Aufgaben meist täglich durch, oft am frühen morgen bei einem feinen Kaffee). Und anschliessend macht man sich an die Arbeit, d.h. man delegiert so rasch wie möglich alles, was zwar dringend, aber eben nicht so wahnsinnig wichtig ist. Dann überlegt man sich, wie mit den zwar wichtigen, aber (noch) nicht so dringenden Aufgaben zu verfahren ist. Und nun kann man sich zu guter Letzt mit voller Konzentration denjenigen Aufgaben widmen, die wirklich wichtig und dringend sind.
Wer effektiv unterwegs sein will, der muss natürlich schon noch ein paar weitere Dinge beachten (z.B. gehört zum Delegieren auch, dass man ab und zu kontrolliert, ob es bei jenen Aufgaben auch wirklich vorwärts geht; hierzu gibt es ebenfalls ein berühmtes Zitat: «Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!»), aber meine Erfahrung ist, dass die konsequente Umsetzung dieser einfachen Arbeitsmethodik «Eisenhower-Matrix» gut 80% der Probleme im Bereich Zeit-Management löst. Das habe ich nicht nur bei mir selber feststellen können, sondern auch bei vielen weiteren Menschen, die ich geführt, ausgebildet oder grossgezogen habe.
Die Methode ist übrigens nicht nur geeignet für Manager, sondern auch für uns einfache Menschen. Wir alle könn(t)en es besser!
PS: Das Geklöne aus der Stadtverwaltung («Überlastung» ist
hier das Schlüsselwort) — das offensichtlich
auch beim Aarauer Stadtrat
und vor allem bei den Linken auf fruchtbaren Boden fällt — kann man
solange getrost ignorieren, wie man sich in Verwaltung und Regierung
auf Aufgaben konzentriert, die nachweislich weder
dringend noch wichtig sind (man spricht auch von «nice-to-have-Projekten»);
zusätzlich zum nie
endenden Strom von ESG-Projekten (z.B.
die Beruhigung der Bahnhofstrasse,
die Einführung der Grüngut-Chips,
die Aktion mit Mobility-Gutscheinen oder
den Flop mit den Begegnunsorten),
die alle sicher mit viel Freude und voller
Enthusiasmus ausgeheckt und dann auch
mit viel Energie verfolgt wurden, kommen
mir noch ein paar Dutzend weitere sinnlose Projekte
in den Sinn, die man im Quadranten DELETE
hätte ansiedeln sollen, allen voran die
Mammut-Schule, die — so wird gemunkelt — noch
nicht wirklich tot ist...
PPS: Ausnahmsweise hat sogar eine Journalistin gemerkt, dass die «Performance» von Verwaltung und Regierung in Aarau unter aller Kanone ist. Die liebe Frau Rohner hat im zweiten Teil ihres Kommentars dann allerdings ein paar grobe Denkfehler gemacht, aber ohne Erfahrung im Projekt-Management ist das verzeihlich. Wie immer gilt: Selber denken ist anstrengend, und ein Erkenntnisgewinn stellt sich oft erst dann ein, wenn man alle Informationen korrekt verdaut hat! Mehr dazu hier...